DRK Helfertag#

Überblick#

Helfertag ist eine mandantenfähige Verwaltungsplattform, die im Auftrag des DRK-Kreisverbands Wangen e.V. entwickelt wurde. Das System ermöglicht es ehrenamtlichen Helfern, sich eigenständig für Fortbildungen, Seminare und Workshops auf Kreisverbandsebene anzumelden.

Durch die Multi-Tenant-Architektur ist die Plattform so konzipiert, dass sie von beliebig vielen DRK-Kreisverbänden genutzt werden kann — jeder Kreisverband erhält eine eigene Subdomain mit vollständiger Datentrennung.

Auftraggeber: DRK-Kreisverband Wangen e.V. | Adaptierbar für alle DRK-Kreisverbände bundesweit

Technologie-Stack#

Backend#

  • Laravel 12 - Modernes PHP-Framework mit Eloquent ORM
  • PHP 8.3 - Aktuelle PHP-Version mit Performance-Optimierungen
  • PostgreSQL 16 - Separate Datenbank pro Mandant für vollständige Datenisolation
  • Redis - Caching und Queue-Management
  • Multi-Tenant Architektur - Subdomain-basierte Mandantentrennung (stancl/tenancy)

Infrastruktur#

  • Docker - Containerisierte Entwicklung und Deployment
  • Kubernetes - Production-Deployment mit Helm Charts und nginx-ingress
  • GitLab CI/CD - Automatisierte Build- und Deployment-Pipeline
  • Semantic Release - Automatische Versionierung

Kernfunktionen#

Öffentliche Anmeldung#

Ehrenamtliche Helfer können sich über eine übersichtliche Web-Oberfläche für Veranstaltungen registrieren und ihre gewünschten Seminare auswählen.

Öffentliche Anmeldeseite mit Veranstaltungsauswahl Anmeldeseite mit Veranstaltungsübersicht — Darstellung mit generierten Demodaten

  • Veranstaltungsauswahl mit Datum, Ort und Beschreibung
  • Anmeldezeitraum mit automatischer Fristprüfung
  • Kapazitätsprüfung und Verfügbarkeitsanzeige

Seminarauswahl mit Zeitslots#

Die Seminarauswahl ist nach Zeitblöcken organisiert. Das System erkennt automatisch Zeitkonflikte und zeigt verfügbare Plätze in Echtzeit an.

Seminarauswahl mit Zeitblöcken und Verfügbarkeitsanzeige Seminarauswahl mit Zeitslots, Referenten und Plätze-Anzeige — Darstellung mit generierten Demodaten

  • Zeitkonflikterkennung bei Doppelbuchungen
  • Seminarbeschreibungen mit Referenteninformationen
  • Zusätzliche Optionen: Verpflegung, Kinderbetreuung, Sanitätsdienst

Admin-Dashboard#

Kreisverbände erhalten ein vollständiges Dashboard mit Live-Statistiken zu Anmeldungen, Veranstaltungen und Teilnehmerstatus.

Admin-Dashboard mit Statistiken und Anmeldungsübersicht Admin-Dashboard mit Echtzeit-Statistiken — Darstellung mit generierten Demodaten

  • Übersicht: Veranstaltungen, Anmeldungen, Bestätigungen
  • Neueste Anmeldungen mit Status-Tracking
  • Schnellzugriff auf alle Verwaltungsbereiche

Veranstaltungsverwaltung#

Jede Veranstaltung kann detailliert konfiguriert werden — von Zeitslots und Räumen über Seminare bis hin zu Verpflegungsoptionen und öffentlichen Übersichtslinks.

Veranstaltungsdetails mit Konfigurationsübersicht Veranstaltungsdetails mit Konfiguration und Status — Darstellung mit generierten Demodaten

  • Event-Duplizierung für wiederkehrende Jahresveranstaltungen
  • Konfigurierbare Leistungen (Frühstück, Mittagessen, Kinderbetreuung)
  • Öffentliche Token-Links für Teilnehmer- und Seminarübersichten

Seminarverwaltung#

Seminare werden nach Zeitblöcken organisiert und können flexibel Räumen und Referenten zugewiesen werden.

Seminarverwaltung mit Zeitblöcken und Kapazitäten Seminarverwaltung nach Zeitblöcken — Darstellung mit generierten Demodaten

  • 13+ Seminare pro Veranstaltung über 4 Zeitblöcke
  • Raum- und Kapazitätsmanagement
  • Spezial-Kategorien: Rettungsdienst- und SAN-Fortbildungen

PDF-Generierung#

Das System generiert automatisch druckfertige Dokumente für den Veranstaltungstag.

  • Namensschilder (8 pro A4-Seite) mit konfigurierbarer Positionierung
  • Teilnahmebescheinigungen mit DRK-Branding und Event-Daten
  • Kleberlisten für die Anwesenheitskontrolle bei Seminaren
  • Benutzerdefinierte PDF-Templates pro Kreisverband
  • Batch-Generierung oder Einzeldruck per Auswahl

Weitere Features#

Mitgliederverwaltung#

  • CSV-Import/Export von DRK-Mitgliederdaten
  • Duplikatsprüfung und Validierung
  • Organisationszugehörigkeit und Gliederungs-Codes

Multi-Tenant-System#

  • Jeder Kreisverband erhält eigene Subdomain (z.B. wangen.helfertag.de)
  • Vollständige Datenbank-Isolation pro Mandant
  • Zentrale Super-Admin-Verwaltung für Tenant-Management
  • Automatische Datenbank-Provisionierung bei Tenant-Erstellung

E-Mail-Integration#

  • Automatische Anmeldungsbestätigungen
  • Admin-Benachrichtigungen bei neuen Anmeldungen
  • Konfigurierbare Absender und Reply-To pro Kreisverband
  • Postmark-Integration für zuverlässigen Versand

Anmeldungs-Lifecycle#

  • Status-Tracking: Ausstehend → Bestätigt → Teilgenommen / Nicht erschienen / Storniert
  • CSV-Export aller Anmeldungen
  • Admin-Notizen und interne Kommentare

Technische Highlights#

Mandantentrennung#

  • Separate PostgreSQL-Schemas pro Kreisverband
  • Subdomain-basierte automatische Tenant-Erkennung
  • Kein Datenzugriff zwischen Mandanten möglich

Sicherheit & Datenschutz#

  • Hosting in Deutschland
  • Rollenbasierte Zugriffskontrolle (Public, Admin, SuperAdmin)
  • Server-seitige Validierung aller Eingaben
  • Soft-Deletes für Nachvollziehbarkeit

Skalierbarkeit#

  • Kubernetes-Deployment mit automatischem Scaling
  • Redis-Caching für schnelle Antwortzeiten
  • Docker-basierte Entwicklung und Deployment
  • CI/CD-Pipeline mit automatischer Versionierung

Projektergebnis#

DRK Helfertag wurde für den DRK-Kreisverband Wangen e.V. entwickelt und ist dort produktiv im Einsatz. Die Plattform reduziert den Organisationsaufwand für Helfertagveranstaltungen erheblich und ersetzt manuelle Excel-Listen und E-Mail-basierte Anmeldeprozesse durch eine zentrale, automatisierte Lösung.

Dank der Multi-Tenant-Architektur kann das System ohne Anpassung von weiteren DRK-Kreisverbänden übernommen werden — jeder neue Kreisverband wird einfach als eigener Mandant angelegt.

Besonderheiten:

  • Entwickelt für den DRK-Kreisverband Wangen — adaptierbar für alle Kreisverbände bundesweit
  • Vollständiger Anmelde-Workflow von der Registrierung bis zur Teilnahmebescheinigung
  • Automatisierte PDF-Generierung spart Stunden an manueller Arbeit
  • Kubernetes-basiertes Deployment für hohe Verfügbarkeit
  • Website: https://helfertag.de/
  • Technologien: Laravel 12, PHP 8.3, PostgreSQL 16, Redis, Docker, Kubernetes

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